Struktur pelaksana pelayanan informasi di tiap-tiap Pengadilan terdiri dari:
1. Atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (Atasan PPID);
2. PPID;
3. Petugas Informasi; dan
4. Penanggungjawab Informasi.Prosedur pelayanan informasi di pengadilan terdiri dari:
a. Prosedur Biasa; dan
b. Prosedur Khusus.
Prosedur Biasa digunakan dalam hal:
a. Permohonan disampaikan secara tidak langsung, baik melalui surat atau media elektronik;
b. Informasi yang diminta bervolume besar;
c. Informasi yang diminta belum tersedia; atau
d. Informasi yang diminta adalah informasi yang tidak secara tegas termasuk dalam kategori informasi
yang harus diumumkan atau informasi yang harus tersedia setiap saat dan dapat diakses publik atau
informasi yang secara tegas dinyatakan sebagai informasi yang rahasia sehingga harus mendapat
ijin dan diputuskan oleh PPID.
Prosedur Khusus digunakan dalam hal permohonan diajukan secara langsung dan informasi yang diminta:
a. Termasuk dalam kategori yang wajib diumumkan;
b. Termasuk dalam kategori informasi yang dapat diakses publik dan sudah tercatat dalam
Daftar Informasi Publik dan sudah tersedia (misal: sudah diketik atau sudah diterima dari pihak atau pengadilan lain);
c. Tidak bervolume besar (jumlahnya tidak banyak); dan/atau
d. Perkiraan jumlah biaya penggandaan dan waktu yang dibutuhkan untuk penggandaan dapat dilakukan dengan mudah.
2. Alur Penerimaan Pengaduan di Meja Pengaduan
Pengaduan dapat disampaikan melalui:
a. aplikasi SIWAS MA-RI pada situs Mahkamah Agung;
b. layanan pesan singkat/SMS;
c. surat elektronik (e-mail);
d. faksimile;
e. telepon;
f. meja Pengaduan;
g. surat; dan/atau
h. kotak Pengaduan.
Pasal 11 (Perma 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Penanganan Pengaduan (Whistleblowing System)
di Mahkamah Agung dan Badan Peradilan Umum Yang Berada Dibawahnya :
Dalam hal Pengaduan diajukan secara lisan;
a. Pelapor datang menghadap sendiri ke meja Pengaduan, dengan menunjukkan indentitas diri.
b. petugas meja Pengaduan memasukkan laporan Pengaduan ke dalam aplikasi SIWAS MA-RI
c. petugas meja Pengaduan memberikan nomor register Pengaduan kepada Pelapor guna memonitor
tindak lanjut penanganan Pengaduan.
Dalam hal Pengaduan dilakukan secara tertulis, memuat:
a. identitas Pelapor;
b. identitas Terlapor jelas;
c. perbuatan yang diduga dilanggar harus dilengkapi dengan waktu dan tempat kejadian, alasan
penyampaian Pengaduan, bagaimana pelanggaran itu terjadi misalnya, apabila perbuatan yang
diadukan berkaitan dengan pemeriksaan suatu perkara, Pengaduan harus dilengkapi dengan nomor perkara;
d. menyertakan bukti atau keterangan yang dapat mendukung Pengaduan yang disampaikan misalnya,
bukti atau keterangan ini termasuk nama, alamat dan nomor kontak pihak lain yang dapat dimintai
keterangan lebih lanjut untuk memperkuat Pengaduan Pelapor; dan
e. petugas Meja Pengaduan memasukkan laporan Pengaduan tertulis ke dalam aplikasi SIWAS MA-RI
dengan melampirkan dokumen Pengaduan. Dokumen asli Pengaduan diarsipkan pada Pengadilan yang
bersangkutan dan dapat dikirim ke Badan Pengawasan apabila diperlukan.
Dalam hal Pengaduan dilakukan secara elektronik, memuat:
a. identitas Pelapor;
b. identitas Terlapor jelas;
c. dugaan perbuatan yang dilanggar jelas, misalnya perbuatan yang diadukan berkaitan dengan
pemeriksaan suatu perkara maka Pengaduan harus dilengkapi dengan nomor perkara;
d. menyertakan bukti atau keterangan yang dapat mendukung Pengaduan yang disampaikan. Misalnya
bukti atau keterangan termasuk nama jelas, alamat dan nomor kontak pihak lain yang dapat dimintai.
keterangan lebih lanjut untuk memperkuat Pengaduan Pelapor.
e. meskipun Pelapor tidak mencantumkan identitasnya secara lengkap, namun apabila informasi Pengaduan
logis dan memadai, Pengaduan dapat ditindaklanjuti.
